Wie funktioniert die Postfach-Freigabe in Outlook?

 

Information

Freigegebene Postfächer, ermöglichen einer bestimmten Personengruppe den Empfang und den Versand von E-Mails, über einen öffentlichen E-Mail-Alias wie z.B. "info@hs-hannover.de" oder "kontakt@hs-hannover.de".

 

Login OWA

1. Besuchen Sie die folgende Seite: https://mail.hs-hannover.de
2. Geben Sie Ihren HsH-Account und das dazugehörige Passwort an.
3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe über den Button Anmelden.

1. Nach erfolgreichem Login, erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Konten und E-Mails.

 

Einbinden eines Funktionspostfachs

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr persönliches Postfach.
2. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt freigegebenen Ordner hinzufügen.

1. Geben Sie im dem sich öffnenden Dialogfeld den Namen oder die E-Mail Adresse der Person ein, die das Postfach für Sie freigegeben hat. Alternativ dazu, können Sie auf das Feld Verzeichnis durchsuchen klicken, um eine Person auszuwählen.

1. Bestätigen Sie Ihre Auswahl der Person über den Button Hinzufügen.

1. Das für Sie freigegebene Postfach wird Ihnen nun, ähnlich wie Ihr persönliches Postfach, auf der linken Seite angezeigt.

 

Senden einer E-Mail in der OWA

1. Klicken Sie auf den Button Neu.
2. Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und anschließend auf den Menüpunkt Absender anzeigen.

Wenn Sie das freigegebene Postfach zum ersten Mal verwenden, müssen Sie die Adresse manuell eingeben.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die eingetragene E-Mail Adresse und entfernen Sie diese über den Menüpunkt Entfernen.

1. Tragen Sie anschließend die Adresse des freigegebenen Postfachs ein.

1. Ergänzen Sie den Empfänger, Betreff und den Inhalt der E-Mail, bevor Sie diese versenden.
2. Die versandte E-Mail hat nun den E-Mail Alias des Funktionspostfachs als Absender.

 

Senden einer E-Mail in Outlook

1. Starten Sie Ihre Outlook App und klicken Sie oben links auf den Button Neue E-Mail.

1. Wählen Sie den Reiter Optionen aus.
2. Klicken Sie anschließend auf den Button Von.

1. Das nun angezeigte Dropdownfeld lässt Sie den Absender der E-Mail festlegen.

1. Ergänzen Sie den Empfänger, Betreff und den Inhalt der E-Mail, bevor Sie diese versenden.
2. Die versandte E-Mail hat nun den E-Mail Alias des Funktionspostfachs als Absender.

 

Freigabe eines Postfachs

1. Starten Sie die installierte Anwendung Microsoft Outlook.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, welchen Sie freigeben wollen. Dies könnte z.B. der Posteingang sein.
3. Wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü aus.

1. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie nun den Reiter Berechtigungen.
2. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
3. Suchen Sie nun nach den Personen, welche Zugriff auf den Ordner erhalten sollen.

Über die Berechtigungsstufe legen Sie die Berechtigungen fest.
Ein Prüfer kann z.B. alle E-Mails lesen. Hinweise zu den Berechtigungsstufen finden Sie unter dem nachfolgenden Link:
https://support.microsoft.com/de-de/office/optionen-f%C3%BCr-das-freigeben-und-delegieren-von-ordnern-in-outlook-f%C3%BCr-mac-480d8054-68ce-4150-ba1e-b9b7f2fc4ce5.

1. Bestätigen Sie die Auswahl der Person und die Festlegung der Berechtigung über den OK Button.
2. Der Person, für welche die Freigabe erteilt worden ist, wird das Postfach automatisch angezeigt.
   Zu finden ist das Postfach unten auf der linken Seite.